UFC implanta sistemas em parceria com a UFRN

A UFC, em parceria com a UFRN, planeja implantar o Sistema Integrado de Informação Institucional (SI3), reunindo informações sobre todos os usuários da Instituição em um só lugar, facilitando a utilização do sistema por toda a comunidade acadêmica e dando mais rapidez aos procedimentos administrativos.

Abaixo poderá ser lida a matéria na íntegra.

Fonte: Coordenadoria de Comunicação Social e Marketing Institucional da UFC.

"UFC instala Sistema Integrado de Informação

01-Dec-2009

A UFC iniciou a implantação de um novo modelo de Tecnologia da Informação para sua rede de informática, denominado Sistema Integrado de Informação Institucional (SI3).Localizar dados acadêmicos, matricular-se em uma disciplina, criar estatísticas sobre atividades de ensino, pesquisa e extensão, tarefas que hoje demandam tempo e paciência à comunidade universitária deverão tornar-se mais rápidas e seguras a partir do próximo ano.Com instalação gradual, prevista para ser concluída no fim de 2011, a ferramenta promete aperfeiçoar o gerenciamento de dados e o planejamento estratégico da UFC. A novidade trará benefícios para todos os usuários da Instituição, desde estudantes até diretores de centros e faculdades.

Para entender que tipo de mudança ocorrerá a partir do novo Sistema, basta atentar para a forma como a coleta de dados é feita, atualmente, na Universidade.

“Para saber a quantidade de professores doutores que existem na UFC, por exemplo, eu posso perguntar à Pró-Reitoria de Planejamento. Mas se eu pedir a mesma informação a outra fonte, provavelmente terei um outro número. Hoje, nossos dados estão dispersos em diferentes sistemas virtuais, isolados. Isso vai acabar”, explicou o diretor do Núcleo de Processamento de Dados (NPD), Prof. Javam Machado.

A proposta do novo Sistema é integrar e reunir, no mesmo “pacote”, todas as informações que circulam na entidade, evitando conflitos e defasagem entre as mesmas. O “pacote”, por sua vez, será dividido em três módulos, cada qual com um conjunto de informações específicas.

O primeiro a ficar pronto será o de Recursos Humanos. Assim, será mais fácil identificar quem e quantos são os professores e servidores técnico-administrativos, qual a oferta de cursos de capacitação para os funcionários, a lotação de cada um etc.

De acordo com o calendário planejado pelo NPD, o segundo módulo a ser instalado será o Acadêmico, voltado para estudantes e professores. Realizar matrícula, conhecer a oferta de disciplinas por curso, identificar a quantidade de bolsas e a produção intelectual da UFC ficará, portanto, muito mais fácil e seguro.

O terceiro módulo será o Administrativo, que contemplará informações referentes a orçamento, contratos e convênios, patrimônio, almoxarifado, dentre outras.

Conforme destacou o Prof. Javam, cada módulo deverá ser acessado por um tipo específico de usuário. “No decorrer da instalação do SI3, vamos apresentá-lo a todos os públicos e realizar treinamentos, para que não haja dificuldades”, afirmou.

Celeridade, transparência e ambientalismo

Integrar as informações que circulam na UFC é dar mais celeridade aos procedimentos administrativos. Esse deverá ser um dos principais impactos positivos do novo Sistema. Por exemplo: conhecer a produção intelectual de um pesquisador da Universidade demandará menos tempo do que atualmente é necessário. (Leia mais)

Parceria

O Sistema Integrado de Informação Institucional está sendo viabilizado por meio de cooperação técnica com a Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) – referência em TI no Brasil. Também estão aderindo ao mesmo modelo as universidades federais do Maranhão, Bahia, Sergipe, Rural da Amazônia, Recôncavo da Bahia e Rural do Semi-Árido, além de órgãos do Ministério da Justiça. (Leia mais)"

PARCERIA ENTRE UFRN E PF MOSTRA RESULTADOS

A parceria técnico-financeira entre a UFRN e a PF já mostra resultados, com relação à marcação de férias. Foi publicada uma matéria na Intranet DPF relatando as melhorias provenientes desta parceria.

Abaixo a matéria na íntegra:



"Em 24 horas, mais de 10% dos servidores já marcaram suas férias

10/11/2009 12h16

A Diretoria de Gestão de Pessoal registrou mais de 1400 marcações de férias no Sistema E-GP, em 24 horas. Os resultados mostram a simplicidade e efetividade do sistema que é apenas a ponta de um iceberg construído pela parceria técnico financeira da PF e UFRN.

Na manhã de hoje, 10, o Diretor Geral, DPF Luiz Fernando Corrêa, reuniu os servidores envolvidos na implementação do sistema para parabenizá-los pelo sucesso do projeto. “Vocês realizaram um trabalho silencioso. Porém, quem tem que saber, sabe quem fez".

O Diretor Geral, ao realizar a marcação de seu período de férias, destacou a simplicidade e o conforto que o sistema proporciona aos servidores. “Um projeto como este tem efeitos muito positivos para gestão dos recursos humanos na PF, e demonstra alinhamento com as diretrizes do governo que buscam aprimoramento das ferramentas de gestão”.

Ao apresentar os resultados do primeiro dia de implementação do sistema, o Diretor de Gestão de Pessoal, DPF Joaquim Mesquita, afirmou que o Sistema E-GP é apenas o primeiro passo para modernização dos processos administrativos na área de recursos humanos. “O plano de metas, as avaliações de desempenho e as ações de capacitação em breve estarão integrados ao sistema”, explicou.

O sucesso na implementação do módulo de marcação de férias reforça a credibilidade dos sistemas de gestão da Polícia Federal, que buscam agregar valor ao capital institucional e atingir resultados a curto, médio e longo prazo."

POLÍCIA FEDERAL ADOTA NOVO SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAL

Resultado de convênio entre a UFRN e a PF, novo sistema trará modernização

A partir da primeira semana de novembro, a Polícia Federal lançará o Sistema E-GP, de Gestão de Pessoal, fruto do Termo de Cooperação Técnica e Financeira firmado com a UFRN. O sistema será lançado com o intuito de facilitar a marcação de férias de seus servidores, substituindo o preenchimento do formulário de marcação de férias e a elaboração do Plano de Férias, como era feito anteriormente.

Como primeira funcionalidade, o Sistema E-GP executará a marcação, alteração, acumulação e interrupção de férias e atualizará diretamente o SIAPE - Sistema Integrado de Administração de Pessoal do Governo Federal. Para 2010, a marcação de férias já será toda feita no sistema.

O lançamento do sistema facilitará a modernização da Gestão da Polícia Federal, eliminando a utilização de formulários em papel e sistematizará os dados e seu acesso via web aos servidores e gestores. Trará para a PF produtividade e rapidez no fechamento da folha de pagamentos.

Por: Leila Braga

NOVIDADES NO SIGAA

Funcionalidades já existentes mostram melhorias e foram implementadas
inovações no sistema

Desde segunda-feira, dia 21 de setembro, está no ar o módulo de gestão das bibliotecas central e setorial da UFRN. Este módulo inclui as operações de catalogação, empréstimos, consultas públicas de materiais e renovação de empréstimos. Esta inovação faz parte das mudanças apresentadas no SIGAA com o intuito de uma maior integração entre os participantes da Universidade, sejam eles alunos, docentes ou servidores.

Outra novidade é a Comunidade Virtual. Nela, docentes e discentes com login e senha cadastrados no SIGAA podem interagir com mais facilidade pelos chats e tópicos de discussão, trocar materiais de estudo através do envio e download de arquivos, entre outras ações. Agora os professores poderão criar ambientes virtuais para seus projetos de pesquisa, extensão, ensino, bases de pesquisa ou qualquer outra comunidade virtual com intuito acadêmico. O docente cria a comunidade e pode convidar os alunos para participarem. Os discentes também podem procurar comunidades no Sistema e se cadastrarem ou, se a comunidade for moderada, solicitar autorização do moderador para poder participar.

A Turma Virtual, que já existia, foi melhorada. Os docentes podem criar tópicos e ocultá-los, decidindo quando liberar para que os alunos os visualizem e também têm o registro de quais alunos acessaram os materiais que publicaram. Se o discente optar por dividir a nota de uma unidade em outras atividades menores, agora ele pode definir como será a composição das notas desta unidade, se por média aritmética, ponderada ou por meio da soma das notas.

Uma grande inovação que beneficiará todos os docentes são as Ações Acadêmicas Integradas. Em edital conjunto entre PROGRAD, PROPESQ e PROEX, foi definido que estas ações devem corresponder a um projeto que pode ter a combinação de ações de pesquisa, extensão e monitoria, desenvolvidas com um mesmo objetivo. Basta o docente preencher um formulário base que apresente os dados comuns aos projetos associados, ressaltando a necessidade de que os projetos se desenvolvam em conjunto. O portal do docente também mudou. As opções de Pesquisa, Monitoria e Extensão que antes ficavam diretamente expostas em menus, agora se encontram reunidas na opção Ações Acadêmicas.

Até mesmo o Portal Público dos Programas de Pós-Graduação tem uma novidade. Na página de cada programa pode ser configurado se as teses dos alunos da pós-graduação aparecerão ou não no Portal Público.


Por: Leila Braga

O setor de convênios sob o ângulo da informatização

“A informatização é hoje um caminho sem retorno”, é a partir dessa frase que o técnico administrativo da área de convênios, Fábio Henrique de Morais Barreto, começa a definir a importância da informatização para o setor em que trabalha. Na matéria que segue, você irá conhecer um pouco mais sobre os convênios que são firmados com a participação da UFRN, como eles ocorrem e como a informatização atua dentro dessa área. Confira!

Como funciona a área de convênios da UFRN?
Fábio Henrique: A área de convênios trabalha na base de parcerias entre a Universidade e empresas, fundações, outras universidades ou outros órgãos públicos. Um dos convênios mais simples que nós tratamos aqui é o convênio do tipo estágio. Esses convênios nós firmamos mais com empresas privadas.

De que forma ocorrem esses convênios do tipo estágio?
Fábio Henrique: Da seguinte forma: A Universidade envia alunos para essas empresas para que nelas eles possam realizar estágios curriculares, sejam eles obrigatórios – são aqueles que constam na carga horária do aluno – ou que visam a obtenção de conhecimento prático na área do acadêmico.

Com quais empresas de destaque regional ou nacional a UFRN possui convênio?
Fábio Henrique: A Universidade possui convênio com várias empresas. A gente pode citar o Ministéiro da Educação, a Polícia Rodoviária, a Polícia Federal, sem falar de todas as outras universidades que também são parceiras da UFRN.

Que projeto de importância relativa para a Universidade vem sendo tratado atualmente por meio de um convênio?
Fábio Henrique: Acho que dos projetos atuais a gente pode citar o que foi feito através do Ministério da Educação com os hospitais universitários. Esse projeto tem trazido um respaldo muito grande tanto para o desenvolvimento dos hospitais, quanto para a aprendizagem dos alunos que estudam neles.

Como atua a informatização dentro da área de convênios?
Fábio Henrique: A informatização é hoje um caminho sem retorno. Não tem pra onde ir. Não tem como você não seguir por esse caminho. Até pouco tempo, acho que 2005, mais ou menos, tudo era feito manualmente. Hoje a coisa já está bem diferente. Foi desenvolvido o sistema SIPAC que tem dado uma ajuda muito grande à toda a Universidade. No setor de convênios, precisamente, houve um auxílio bastante intenso quanto ao controle dos convênios e à informação gerencial.

Quais são os maiores benefícios ocasionados pela informatização na sua área?
Fábio Henrique: A agilidade, a segurança, a diminuição de risco de faltar um documento, ou de faltar uma assinatura. Sem falar que quando acontecesse um erro num convênio, ou qualquer coisa do tipo, a gente não precisa realizar todos os procedimentos feitos anteriormente para corrigir e isso só é possível porque com o convênio no SIPAC, tudo fica cadastrado lá, o risco de perder é muito pequeno. Outra questão bastante importante é quanto ao leque muito maior de informações gerenciais que gente tem acesso.

Quais são as próximas metas a serem alcançadas com a informatização na área de convênios?

Fábio Henrique: Bom, atualmente, estamos na fase final de testes de um sistema que será um módulo do SIPAC, que é o sistema de submissão de proposta de convênio. Além disso, uma outra meta nossa é melhorar alguns relatórios gerenciais.

Como o senhor poderia definir a área de convênios após a informatização?

Fábio Henrique: Acho que com a informatização viramos um setor mais prático de se trabalhar e mais amigável para receber os professores que sugerem projetos.

Por: Tatiane Gomes

Diretor de Sistemas trata de ações relativas à informatização da UFRN

O Diretor de Sistemas da UFRN, Gleydson de Azevedo Ferreira Lima, viajou, essa semana, para Brasília, em companhia do Reitor, José Ivonildo do Rêgo, a fim de tratar de questões relativas à informatização da Universidade. Para tanto, ele participará de reuniões e audiências com o pessoal do Ministério da Justiça (MJ), do Departamento de Polícia Rodoviária Federal (DPRF), das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) e do Ministério do Planejamento. Confira, abaixo, a agenda de trabalho que será cumprida em Brasília.

Quarta-feira (01/06) - Reunião com o pessoal do MJ e do DPRF para tratar de detalhes do Termo de Cooperação.

Quinta-feira (02/06) - Manhã - (09:00 - 12:00) - Audiência com o Diretor de Tecnologia da Informação, José Eduardo Bueno, sobre o projeto de implantação dos Sistemas da UFRN (SIGAA, SIPAC, SIGPRH) nas IFES.

Quinta-feira (02/06) - Tarde - (14:30 - 15:30) - Audiência com o Secretário da SLTI/Ministério do Planejamento, Rogério Santana, sobre a integração dos Sistemas da UFRN com os sistemas do Governo Federal.

Sexta-feira (03/06) - Manhã - (10:00) - Participação no evento de lançamento do Plano de Gestão Passo à Frente, do Ministério da Justiça, que ocorrerá no salão Negro desse Ministério. Na ocasião, o Reitor, José Ivonildo do Rêgo, assinará o Termo de Cooperação Técnina entre a UFRN e o Ministério, como também entre a Universidade e o DPRF.

Por: Tatiane Gomes

Contas de luz e telefone passarão a ser divulgadas no SIPAC

Um maior controle dos gastos com contas de luz e telefone das unidades do campus central da UFRN está sendo realizado por meio de uma parceria entre a Universidade e algumas empresas desses ramos. Agora, os gestores de cada unidade poderão ter acesso às faturas mensais e aos relatórios de gastos do mês por meio do acesso ao SIPAC. É sobre isso que você confere entrevista realizada com o Pró-Reitor de Administração, João Batista Bezerra.

Como vai funcionar essa disposição no SIPAC das contas de água e de luz das unidades da UFRN?
João Batista – Estamos trabalhando com a Superintendência de Informática (SINFO) no sentido de informatizar o acesso à quantia que deverá ser debitada da conta de cada unidade no quesito telefonia. Contudo, é importante frisar que para fins de pagamento às empresas Claro e Embratel nós da administração geral recebemos apenas uma fatura global, com os gastos de todas as unidades da Universidade. No entanto, para que se possa ter um gerenciamento mais organizado e ágil, nós enviaremos à SINFO o consumo individualizado de cada terminal, seja ele fixo ou móvel. Dessa forma, ficará exposto no SIPAC, para cada gestor de unidade, a quantia que será debitada da conta da área que administra.

E quanto a disposição das faturas de energia no Sistema?
João Batista - Com relação à divulgação das taxas de energia, a grande questão é que nós ainda não possuímos equipamentos para a medição individual da energia utilizada em cada unidade. Hoje, nós contamos com uma forma de medição única, que mede a energia utilizada em todo o campus. Contudo, a fatura de energia também entrarão no Sistema, só que será a fatura global. Claro que o ideal era que as faturas entrassem de forma individual, mostrando os gastos de cada área. No entanto, para isso é necessário que ocorra uma reformulação na rede de distribuição de energia do campus. Nós estamos trabalhando em cima dessa idéia e já a tomamos como objetivo.

Vão ser gerados relatórios dessas faturas dentro do Sistema?
João Batista – Sim, serão gerados relatórios. O que a gente quer ver no sistema são relatórios gerenciais para que seja possível conferir se o pagamento mensal está de acordo com o que foi contratado. A idéia é que também sejam gerados relatórios que permitam acompanhar a evolução do consumo. Isso é particularmente importante na questão da energia, porque o tipo de contrato que a Universidade tem com a COSERN é de demanda. Nesse caso, eu não posso nem fazer um contrato inferior ao necessário, porque não daria para atender a demanda, e, caso o consumo superasse o máximo estabelecido, haveria um pagamento muito alto pela tarifa excedente. Por outro lado, se eu fizer um contrato superior ao necessário, estarei desperdiçando recursos.

Quais serão os maiores ganhos com essa informatização?
João Batista – Bom, com essa informatização nós temos dois grandes benefícios, que são: O estímulo para que as unidades evitem a desatualização do catálogo telefônico – porque é ela a base para que a equipe da Superintendência de Informática tenha conhecimento dos telefones que pertencem a cada unidade – e o uso cada vez menor de papel nessa questão, já que o Sistema vai promover um acesso via internet mais detalhado das faturas mensais.

Quais os principais objetivo dessa divulgação? João Batista - O principal objetivo é manter atualizado o catálogo telefônico e assegurar que os gestores de todas as unidades tenham acesso aos consumos de telefonia das áreas que administram sem precisar de papel.

Ultimamente, como andam os gastos das unidades em relação ao telefone?João Batista - Os minutos utilizados por cada aparelho são dosados. O tempo atribuído para cada usuário não conta as ligações voltadas para dentro do grupo, porque essas são gratuitas e sim para as ligações para aparelhos que não constam na lista da Universidade. Nós sempre fazemos um controle bastante cauteloso em cima desses gastos, apesar de muitos usuários quererem utilizar os telefones de forma ilimitada. Só que é aquela coisa, nós trabalhamos com recursos públicos e esses recursos são limitados. O orçamento é apertado e a gente não pode deixar as torneiras abertas.

Quando entra em vigor no sistema essa opção de visualizar as tarifas e os relatórios?
João Batista - A base de dados já está no Sistema. Estamos nos ajustes finais. O pessoal da Embratel vem aqui hoje. A meta é que no final de julho já esteja tudo acertado e nós possamos contar com mais essa ferramenta no SIPAC.

O que o senhor acha da divulgação dessas taxas?
João Batista - Acho que não há nenhum problema, é uma questão de recurso público. A idéia é que essas informações sejam colocadas no âmbito do nosso Sistema sem nenhum problema. Isso é uma obrigação, na verdade. Não há nenhum empecilho porque a publicidade faz parte da administração pública. Aliás, quanto mais divulgado, melhor.

Por: Tatiane Uetti

SIGAA disponibiliza comunidades virtuais

UFRN desenvolve Comunidades Virtuais com o intuito de promover uma maior interação entre os seus integrantes acadêmicos

Nos últimos tempos, as comunidades virtuais vêm crescendo e se fortalecendo bastante entre os internautas. Espaços como Orkut, Facebook e Myspace ganharam destaque pela capacidade de promover uma interação ágil, diminuir dificuldades relacionadas a tempo e espaço e de aglutinar informações variadas em um só lugar.

Foi tomando como base esses quesitos que a UFRN deu andamento à criação de suas próprias comunidades virtuais. “O objetivo principal é criar um ambiente de interação virtual entre professores e alunos, tomando como base o aprendizado”, conceitua o Analista de Sistemas, Agostinho de Campos Neto.

De princípio, as comunidades serão voltadas apenas para o âmbito acadêmico da Universidade. Alunos ou professores que desejarem divulgar informações ou discutir sobre um determinado assunto poderão criar os espaços e disponibilizar acesso aos demais usuários.

A admissão de participantes poderá variar de comunidade para comunidade. Durante a criação, o moderador terá a possibilidade de escolher o perfil que quiser para o espaço, podendo alternar entre privado, público, ou moderado. Os moderadores terão ainda à disposição ferramentas que permitirão o controle do ambiente, a divulgação de arquivos para download e de links de referência, como também a estrutura necessária para a criação de fóruns e chats.

Para acessar as comunidades virtuais será necessário possuir login e senha no SIGAA. Em sua página inicial, o sistema trará link de direcionamento para as comunidades já cadastradas. Caberá, então, ao usuário, entrar e interagir no espaço que melhor lhe convier.

O projeto ainda está em desenvolvimento, deve entrar no ar em breve. Enquanto isso, os possíveis participantes já podem ir imaginando os assuntos que vão querer abordar e disponibilizar no ar.

Por: Tatiane Uetti

Visita do Ministério da Justiça à UFRN

Grupo de Trabalho do Ministério da Justiça avalia sistemas administrativos da Universidade Federal a fim de negociar termo de cooperação

Durante os dias 13 e 16 de Abril, um Grupo de Trabalho do Ministério da Justiça (MJ) veio à UFRN para conhecer mais a fundo o funcionamento dos sistemas administrativos da Universidade (SIPAC e SIGPRH). O grande intuito da visita consistiu na possibilidade de realizar uma cooperação para a implantação, no MJ, de tais soluções informatizadas.

A apresentação dos módulos operacionais aos servidores do Ministério começou com uma reunião, ainda na segunda-feira (13), entre o Reitor da Universidade, Ivonildo Rêgo, o Diretor de Sistemas, Gleydson Lima, o Pró-Reitor de Administração, João Batista Bezerra e Paulo Beltrão e Marcos West do MJ, na qual se discutiu sobre o interesse do Ministério em tais projetos.

Na quarta-feira (15), um grupo de servidores foi ao DMP (Departamento de Material e Patrimômio) conhecer os módulos Almoxarifado/Patrimônio, Licitações, Compras e Registro de Preços, onde foram recepcionados pela Professora Teresinha Saldanha e pelo Vice Diretor do DMP, Paulo Pereira. Logo após, esse mesmo grupo foi à PROAD acompanhar os boletins de serviço, os controles de contrato, os transportes, os orçamento, as diárias e as passagens dentro do âmbito das estruturas administrativas informatizadas. Enquanto isso, outra equipe ia ao DAP a fim de tirar possíveis dúvidas e se inteirar sobre o SIGPRH com Miriam Dantas e com o Pró-Reitor de Recursos Humanos, João Carlos Tenório

Posteriormente, todo o Grupo de Trabalho pôde presenciar, na Superintendência de Informática, um laboratório de treinamento do SIPAC e do SIGPRH, juntamente a uma análise das operações no próprio ambiente de desenvolvimento. Tudo isso com o intuito de capacitar tais servidores para a utilização eficaz dos sistemas.

Na quinta-feira (16), o pessoal do Ministério foi ao prédio da Reitoria, em companhia do Professor João Emanuel, com o intuito de conhecer melhor uma das áreas que possui módulo no SIGPRH, a área de planejamento. Após a visita, encerraram-se as atividades em conjunto com o Grupo de Trabalho.

A Universidade passou, então, a se preparar para a chegada de mais dois grupos (DEPEN e PRF), ligados ao MJ e que pretendiam, na mesma proporção, tomar conhecimento dos sistemas. A sexta-feira (17) foi voltada inteiramente para a apresentação das soluções informatizadas a essas duas equipes, como também para a demonstração do funcionamento dos módulos Almoxarifado/Patrimônio, Licitações, Compras e Registro de Preços.

O resultado desse contato direto dos órgãos MJ, DEPEN e PRF com os sistemas administrativos da UFRN acarretou numa avaliação positiva, por parte dos servidores, do que foi apresentado. Agora, a Universidade e os três órgãos se preparam para a negociação do termo de cooperação.

Por: Tatiane Uetti

Site para divulgação de dados dos docentes

Muitos professores ainda não sabem, mas está à disposição um site, nos domínios dos sistemas da UFRN, que reúne dados relativos aos docentes, como o perfil pessoal, a produção intelectual, as disciplinas que ministram ou ministraram, os projetos de pesquisa, as atividades de extensão e os projetos de monitoria. Todas essas informações, com excessão do perfil pessoal – que cabe ao próprio professor preencher – são retiradas do SIGAA e dispostas na página com o intuito de esclarecer, a todos que desejarem visualizar, quem faz parte e quais os trabalhos desenvolvidos pela equipe de docentes da Universidade.

Para entrar no site, é simples, basta acessar: www.docente.ufrn.br/login (Em login, digite o login comumente usado para ingressar nos sistemas da Universidade). Cabe também aos professores manter sempre atualizadas as informações divulgadas no site. Para isso, disponibilizaremos o link de um manual que contém os dados necessários à atualização: http://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.phpid=suporte:manuais:sigaa:parte_publica:pagina_docente.


Por: Tatiane Gomes

O auxílio do SIGPRH nas Avaliaçõs Funcionais

“Acho que centralização é o maior ganho que a gente tem com o Sistema (SIGPRH), sem falar da agilidade e do retorno online.” É isso que nos conta a diretora de Acompanhamento e Avaliação da UFRN, Ângela Lobo Costa, em relação ao trabalho em conjunto do SIGRPH com o sistema de Avaliação Funcional da Universidade. Detalhes dessa entrevista você confere a seguir.

Como funciona o Sistema de Avaliação Funcional?
Ângela Lobo: As Avaliações Funcionais são estabelecidas por meio de uma lei federal que depois é regulamentada internamente e definida na resolução 024 de 2006. Aqui na UFRN as avaliações são obrigatórias para todos os servidores e para todas as chefes, inclusive para aqueles que além de chefes também são docentes.

Qual o principal objetivo das avaliações funcionais?
Ângela Lobo: Bom, o principal objetivo é saber como estão funcionando as questões administrativas da Universidade, levando em consideração a busca de um melhor desenvolvimento do servidor, dos chefes e dos resultados dos trabalhos em relação às metas institucionais.

Em relação aos servidores e às chefias, quais os benefícios que os mesmo podem angariar por meio das Avaliações Funcionais?
Ângela Lobo: As avaliações funcionais são realizadas de 18 em 18 meses. Após a divulgação dos resultados, se o servidor tiver obtido um desempenho satisfatório, ele pode receber uma progressão que fica passível de ser revertida em remuneração financeira ou até mesmo em um desenvolvimento na sua carreira.

Como é feita a organização da avaliação funcional?
Ângela Lobo: Nós trabalhos dentro do SIGPRH. Nele estão disponíveis todos os formulários para se fazer a Avaliação, como também todo o processamento e toda a sistemática de execução da Avaliação de Desempenho. Anualmente, abrimos um processo de avaliação (no início do ano) e todas as chefias precisam fazer os planos de trabalho daquele período do ano para cada servidor da sua equipe. Todas essas informações estão vinculadas ao cadasto que está no nosso banco de dados do sistema (SIGPRH). A avaliação é feita no âmbito de 180 graus. O servidor faz a auto-avaliação, o chefe avalia o servidor, os colegas do servidor avaliam ele. Ele avalia os colegas e ele avalia o chefe.

Antigamente, antes do auxílio do SIGPRH, como eram feitas as avaliações?
Ângela Lobo: Nós tivemos algumas experiências de avaliações manuais, por meio de formulários estiquetados – já que eles tinham que ser personalizados – que depois eram distribuidos em todos os setores da Universidade. Após o preenchimento, a gente recolhia e digitava todas as informações. Contudo, havia problemas em todas essas etapas. Primeiro porque o formulário atrasava pra sair da gráfica, segundo porque atrasava na distribuição e terceiro porque atrasava na devolução. No entanto, era necessário que a avaliação tivesse um resultado imediato, porque era uma avaliação que visava cobrir aquele momento vivido pelos servidores da UFRN. A gente so vinha ter acesso aos resultados dois anos depois. Dessa forma, não tinha como sustentar a situação. Nessa época, (1996 – 1997) não possuiamos tantos recursos de informação e de logística como possuimos hoje. Mas foi lá que tudo começou, até que hoje conseguimos incorporar ao nosso trabalho um sistema altamente eficiente.

Há alguma novidade nessa parte de Sistema de Avaliação que vai entrar em vigor no SIGPRH?
Ângela Lobo: A todo momento a gente tá viabilizando uma melhoria na nossa pate dentro do sistema, como forma de facilitar ainda mais a avaliação funcional para o usuário, para que, dessa forma, todos possam realizá-la sem dificuldades.

Quais as maiores constribuições do SIGPRH para as avaliações funcionais?
Ângela Lobo: Acho que centralização é o maior ganho que a gente tem com o sistema, sem falar da agilidade e do retorno online. É um sistema que, além de tudo, nos fornece toda uma segurança, porque ele está dentro do plano estratégico da Universidade. Para nós, aqui de Recursos Humanos, o SIGPRH é um sistema fantástico!


Por: Tatiane Gomes

Secretaria Geral estuda viabilidade de implantar sistema integrado no TJ

A Secretaria Geral se reuniu com diversos setores do Tribual de Justiça (TJ), na manhã de sexta-feira, 24, com o objetivo de estudar a viabilidade de implantar um sistema integrado entre os setores do TJ. Os sistemas chamados SIPAC e SIGRH foram desenvolvidos pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte e já vêm sendo utilizados pela Polícia Federal. Dois técnicos da Superintendência de Informática explicaram a utilização dos sistemas. Camilo, Coordenador da Equipe de Suporte e Rafaela, Coordenadora da SIPAC/SIGRH da UFRN. Os referidos sistemas têm como principal objetivo dar maior agilidade no trâmite dos processos administrativos e promover economia de papel. O Judiciário está estudando a possibilidade de instalar os programas na instituição através de um Convênio de Cooperação Técnica.

Matéria produzida e divulgada pelo Notícias da Semana, do Tribual de Justiça

A atuação do SIPAC dentro da auditoria da UFRN

Essa semana conversei com Wesley Sousa Chaves, contador, sobre como o SIPAC atua dentro da área de auditoria da Universidade. Wesley também esclareceu alguns pontos sobre a auditoria e mostrou detalhes da relação entre essa e o sistema. Detalhes da entrevista você confere a seguir:

Como o SIPAC facilitou o trabalho da Auditoria?
Wesley: O SIPAC facilitou muito o trabalho da auditoria aqui da UFRN. Houve um aumento considerável da eficiência do nosso trabalho. Hoje em dia, já podemos até auditar por meio dele.

Quais são os vínculos internos e externos que a auditoria mantém?
Wesley: A nossa auditoria tem um diretor que é nomeado pelo reitor da Universidade, portanto a auditoria é vinculada diretamente ao reitor. Mas, também somo vinculados fortemente com a procuradoria geral da União e com o CONCURA (Conselho de Curadores) – que é o órgão máximo de fiscalização da Universidade e que independe do reitor -.

Quais os trabalhos realizados pela auditoria?
Wesley: São muitas as atividades da auditoria da Universidade. Dentre elas, destacam-se: Auditar convênios, diárias, pessoal, fornecer parecer sobre questões da área financeira, auditar a FUNPEC e produzir relatórios.

Quais os principais objetivos dessa área dentro dos âmbitos da Universidade?
Wesley: Os nossos principais objetivos se concentram numa realização eficaz de nossas atividades. Sendo assim, podemos destacar: Assessorar o reitor, zelar pelo patrimônio da Universidade e orientá-la, auditar as despesas da UFRN e tentar coibir erros e fraudes.

Como o SIPAC atua em conjunto com a auditoria?
Wesley: O SIPAC está presente em todas as áreas da auditoria, em tudo. Realizamos grande parte das nossas atividades por meio dele. No entanto, como ele não é oficial pelo governo federal, a gente ainda se baseia bastante no sistema deles, o SIAF (Sistema Integrado de Administração Financeira)

Antes do SIPAC, como funcionava a auditoria?
Wesley: Antes do SIPAC, a gente só trabalhava com o SIAFI e com o SIAP (Sistema de Informações de Administração Púbica). No entanto, esses sistemas eram um tanto “travados”, não atendiam diretamente as nossas necessidades, ao contrário do SIPAC que se molda ao que a gente necessita.

Quais os principais benefícios que o SIPAC trouxe para a auditoria?
Wesley: Acho que o principal benefício foi e ainda é a agilidade no processo de auditagem.

Como funciona a área de auditoria dentro do SIPAC?
Wesley: Nós possuímos um portal, o portal da auditoria. Temos todas as informações necessárias dentro dele.

Como o senhor poderia definir a UFRN após o início das atividades dos sistemas?
Wesley: Posso dizer que os sistemas levaram a uma padronização, que eles tornaram mais ágeis os processos administrativos e que tornaram a Universidade mais acessível às demandas tanto dos alunos, quanto dos funcionários.

Por: Tatiane Gomes

A interação entre o DCF e o SIPAC

O Departamento de Contabilidade e Finanças – DCF é responsável pelas principais tramitações financeiras da UFRN. Com a chegada do SIPAC, departamento e sistema passaram a interagir em prol dos trabalhos realizados nessa área. Essa semana, conversei com Dílson de Anchieta Rodrigues, diretor do DCF. Ele esclareceu questões sobre essa interação e sobre as principais atividades do setor. Confira, a seguir, detalhes da entrevista:

Como funciona o Departamento de Contabilidade e Finanças?
Dílson: O DCF é responsável pela execução orçamentária, financeira e pela contabilização de toda a movimentação que ocorre a nível de administração central. Também somos responsáveis pelas questões orçamentárias e financeiras dos Centros e Hospitais da Universidade. Resumindo, tudo que é movimentado no âmbito da Universidade é registrado aqui com a gente, na administração central.

Os trabalhos desenvolvidos no DCF se direcionam a quem?
Dílson: A gente trabalha com toda a Universidade, mas principalmente com a administração central e os órgãos ligados à administração central, como por exemplo a Escola Agrícola de Jundiaí, a Escola de Música e a Escola de Enfermagem.

Como o SIPAC ajuda no trabalho do DCF?
Dílson: A gente sempre trabalhou com os sistemas do Governo Federal, porque é dessa instituição que vêm os recursos para Universidade. No entanto, esses sistemas são muito “brutos”, não trazem as especificidades que a UFRN necessita. Quando o SIPAC entrou em vigor aqui no DCF, ele veio como forma de preencher essa lacuna referente às nossas especificidades e aos controles que a gente precisava fazer dentro da nossa área e que os sistemas do governo não permitiam.

Como funcionava o DCF antes, sem o auxílio do SIPAC?
Dílson: A gente utillizava sistemas de planilhas excel, coisas assim. Usávamos também um sisteminha que havia sido desenvolvido por um dos nossos servidores para o controle das tarefas, mas ele era muito precário, não possuia uma base de dados eficiente. A gente precisava pegar dados de outros locais, o que acabava causando erros em vários relatórios. Era muito comum a gente tirar relatórios conflitantes.

Hoje em dia existem metas a serem alcançadas dentro desse âmbito: sistema/DCF?
Dílson: O que a gente gostaria era que os nossos sistemas (SIPAC, SIGAA, SIGPRH) interagissem com os sistemas do governo. Inclusive, já estão ocorrendo conversas com o ministério do planejamento para atingir essa finalidade.

Como o Departamento se configura dentro do sistema?
Dílson: Nós temos um módulo dentro do sistema que visa o controle orçamentário.

Existem quesitos a serem melhorados ou transformados no sistema para que se possa viabilizar um melhor trabalho do DCF?
Dílson: Sempre tem. A gente tá sempre entrando em contato com o pessoal do Suporte (da Superintendência de Informática) para que o sistema possa suprir as novas necessidades do Departamento.

Quais as maiores contribuições que o sistema trouxe para o Departamento?
Dílson: Acho que uma das principais contribuições tem a ver com os relatórios gerenciais. Os relatórios que o sistema disponibiliza são no nível do que a gente deseja e necessita aqui. Além disso, o controle das atividades ficou muito mais eficiente.

Por: Tatiane Gomes

Consepe cria Cadastro Único de Bolsas

O Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão da Universidade Federal do Rio Grande do Norte – Consepe aprovou a Resolução 169/2008, que institui o cadastro único de bolsas para alunos de graduação. Esse sistema deverá conter um mecanismo de registro semestral dos estudantes pleiteantes a bolsas, com informações sobre a condição sócio-econômica e o desempenho dos candidatos, disponíveis no sistema de gestão acadêmica.

A resolução será responsável por algumas mudanças, como, por exemplo, o registro obrigatório através do SIGAA e SIPAC dos alunos interessados em participar dos processos seletivos para bolsas de apoio técnico, monitoria, pesquisa e extensão. Os alunos deverão aderir ao cadastro único para poderem pleitear bolsas. Para isso devem acessar o Portal do Discente, menu Bolsas e clicar no item Aderir ao Cadastro Único.

A disponibilidade de vagas para bolsista pode ser consultada no menu “Bolsas”, do Portal Discente, através do item “Oportunidade de Bolsas”. Nas indicações de bolsistas de pesquisa, monitoria e extensão, o sistema exibirá os alunos com prioridade de seleção de acordo com os critérios estabelecidos na resolução. Caberá ao docente responsável pela bolsa levar em consideração o alerta de prioridade emitida pelo sistema, e conceder a bolsa atentando para o caráter socioeconômico e o mérito acadêmico dos solicitantes.

Para a disponibilização de bolsas de apoio técnico, os administradores devem cadastrar o processo seletivo através do SIPAC, no menu “Bolsas”, item “Anunciar Vaga de Bolsa”. Após o processo, deve-se indicar o bolsista através da opção “Listar Vagas Anunciadas”, no ícone “visualizar/indicar inscritos” do SIPAC. Todas as demais bolsas também terão vinculação com o cadastro único.

Matéria divulgada pela AGECOM

O uso do SIPAC na Superintendência de Infra- Estrutura

Muitos não sabem, mas a superintendência de infra-estrutura está mais ligada aos alunos e servidores da UFRN do que se possa imaginar. Responsável desde a limpeza das áreas externas à construção de novos edifícios dentro do campus, ela colabora para o desenvolvimento da Universidade e sua expansão. Essa semana, conversei com Gustavo Coelho, superintendente de infra-estrutura da UFRN, sobre como o SIPAC auxiliou e ainda continua auxiliando essa área. Detalhes dessa entrevista você confere a seguir:

De que forma o SIPAC auxiliou e ainda continua auxiliando a área de infra-estrutura da Universidade?
Gustavo: O SIPAC, na minha opinião, foi um grande avanço não só para a superintendência de infra-estrutura, mas para todas as relações administrativas da UFRN como um todo. Dentre as muitas vantagens que ele ofereceu e ainda oferece à superintendência de infra-estrutura, posso destacar o fato de podermos acompanhar o andamento de todos os processos. Nós geramos, por ano, mais de mil processos em todas as nossas atividades, em todas as nossas áreas. Então, por essa razão, as dificuldades em fazer o controle iam aumentando cada vez mais, mas hoje a gente vê que há uma condição muito melhor para realizar nossas funções, graças ao sistema.

Como funciona a Superintendência de infra-estrutura? Qual o seu objetivo?
Gustavo: Pra você ter uma idéia, nós atuamos em todos os setores da Universidade. Onde tem espaço físico, onde tem edificação, onde tem gente a superinteindência está atuando. Nossas atividades vão desde a limpeza das áreas externas até as construções dessas edificações novas, instalações de equipamentos, manutenção das grandes redes de abastecimento de água, de esgotamento sanitário, de energia elétrica.

O que mudou com a chegada do REUNI?
Gustavo: Antes do REUNI a Universidade já vinha num “boom” de construções e realizando uma quantidade muito grande de manutenções. Pra você ter uma idéia, nós subimos, em 5 anos, de 1.500 atendimentos, mais ou menos, para aproximandamente 6.000 atendimentos na manutenção. Numa gestão completa do professor Ivonildo Rêgo, fizemos 38 milhões de reais aproximadamente em obras. E isso é só uma das metas do REUNI. No período entre 2007 e 2011 a gente tem uma expectativa de realizar um volume superior a 150 milhões de reais em obras.

Antes do SIPAC, como é que funcionava a área de infra-estrutura?
Gustavo: A gente tinha aqui uns sistemas de controle muito mais manuais do que qualquer outra coisa. Tinhamos algumas coisas registradas em planilhas eletrônicas, utilizando, digamos assim, a informática com a restrição que se podia ter. Mas nunca contamos com essa forma integrada que o SIPAC oferece. O sistema nos deu a condição de ver com mais clareza o andamento dos processos e ao mesmo tempo dar repostas de uma maneira mais rápida.

Então o senhor acha que essa seria a maior contribuição do sistema para a área de infra-estrutura?
Gustavo: Acho que são muitas as contribuições, mas considero que essa voltada para o controle, para o acompanhamento das atividades talvez seja o grande ganho do sistema.

Como funciona a área de infra-estrutura dentro do SIPAC?
Gustavo: Existe um módulo de infra-estrutura dentro do SIPAC. Foi entendido desde o princípio pela superintendência de informática a importância da gente ter um destaque dentro do próprio sistema em razão da dimensão que é a superintedência de infra-estrutura.

Existe alguma coisa que precise ser aperfeiçoada ou que o senhor acha que ainda precisa entrar em vigor no sistema?
Gustavo: Sim, sim. Até pelo fato do sistema ter nascido junto com a própria execução, fazemos, pelos menos duas vezes ao ano, pequenos retoques, não porque ele seja ruim, mas muito mais porque a gente já enxerga uma melhoria dentro dele mesmo. Dentro do próprio sistema a gente começa a enxergar que se a gente pode fazer isso, podemos fazer essa outra coisa aqui que nos trará mais facilidade.

Tem como o senhor nos dar um exemplo dessas modificações ou até mesmo dessas inclusões?
Gustavo: Recentemente, só para exemplificar, só para ilustrar o que eu to dizendo, nós inserimos diversas atividades relacionadas ao meio ambiente. Outro exemplo de incorporações que fizemos no SIPAC, foi o controle da qualidade de água que é fornecida e consumida aqui dentro do campus.

Como o senhor pode definir o SIPAC?
Gustavo: Eu defino como um grande avanço. Tenho muitos aplausos para esse sistema. Para quem tá numa posição como essa que eu estou, de gerenciamento de uma área, facilita bastante o trabalho.


Por: Tatiane Gomes

Sistemas Institucionais: Benefícios, Inovação, Avanços e Gestão

A UFRN vem inovando no desenvolvimento de sistemas de informação que atendem as áreas administrativa, acadêmica e de Recursos Humanos. O SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos) controla diversas rotinas e procedimentos da área administrativa. O SIGAA (Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas) integra os diversos níveis de ensino, a pesquisa e a extensão, além de diversas outras atividades acadêmicas. O SIGPRH (Sistema Integrado de Planejamento e de Gestão de Recursos Humanos) suporta a gestão do planejamento e dos recursos humanos da Universidade.

O SIPAC permite o gerenciamento dos fluxos da área administrativa através da informatização de todo o orçamento distribuído no âmbito interno e das requisições que demandam deste orçamento como no caso dos materiais, das passagens, das diárias, dos suprimento de fundos e do auxílio financeiro. Controla-se também, por meio do SIPAC, os almoxarifados (centrais e setoriais), o patrimônio, as compras e licitações, a gestão das atas e pedidos em registro de preços, o acompanhamento de entrega de empenhos (liquidação), as obras e manutenções de bens imóveis, a aquisição de livros pela biblioteca, as faturas de água e energia, os contratos e convênios celebrados, o fluxo de processos e documentos eletrônicos, o registro e pagamento de bolsistas, o acompanhamento das despesas com automóveis e combustíveis, dentre outros. O SIPAC também disponibiliza portais de informação para os pró-reitores, para a auditoria interna e para a fundação.

O SIGAA informatiza os procedimentos da área acadêmica através dos módulos de: graduação, pós-graduação (stricto e lato-sensu), ensino técnico, ensino médio e infantil, submissão e controle de projetos e bolsistas de pesquisa, submissão e controle de ações de extensão, submissão e controle dos projetos de ensino (monitoria e inovações), registro e relatório das produções acadêmicas dos docentes, atividades de ensino a distância e um ambiente virtual de aprendizado denominado Turma Virtual. Da mesma maneira do SIPAC, também disponibiliza portais específicos para: reitoria, professores, alunos, tutores de ensino a distância, coordenações lato-sensu e stricto-sensu e comissões de avaliação (institucional e docente).

O SIGPRH informatiza os procedimentos de recursos humanos, tais como: marcação/alteração de férias, cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de força de trabalho, controle de freqüência, concursos, capacitações, atendimentos on-line, serviços e requerimentos, registros funcionais, relatórios de RH, módulo de metas e planejamento, dentre outros. A maioria das operações do SIGPRH possui algum nível de interação com o sistema SIAPE, outras são somente de âmbito interno.

Todos estes sistemas vêm trazendo um grande benefício para a UFRN através da agilidade, controle dos procedimentos e economia no uso de material de expediente (papel e cartucho de tinta, por exemplo). Como exemplo de processos informatizados que antes ocorriam através de procedimentos manuais, podemos citar: publicação e divulgação do boletim de serviços, memorandos eletrônicos, submissão de projetos de pesquisa, extensão e monitoria, avaliação da docência pelo discente, requisições e controle orçamentário.

A alimentação dos dados dos sistemas é distribuída entre os diversos setores da UFRN. As unidades administrativas, departamentos, centros, unidades acadêmicas especializadas e suplementares, todas elas registram os dados e através da autenticação da identidade de usuário responsabilizam-se pela informação. A pró-reitoria de planejamento é responsável pela gestão plena dos sistemas, consolidando os diversos dados em relatórios estatísticos e indicadores. Enquanto isso, a superintendência de informática faz a gestão técnica do sistema, realizando aprimoramentos, novas funcionalidades e correções.

Por: Tatiane Gomes

Informatização da área de extensão da UFRN

“Informatizar vem se tornando sinônimo de simplificar, agilizar”. É isso que nos conta o professor Cipriano Maia de Vasconcelos, pró-reitor de extensão da UFRN, sobre a informatização da área que dirige. Essa e outras informações você confere na entrevista a seguir:

Como funciona a área de extensão da Universidade?
Cipriano: A área de extensão funciona a partir da ação de departamentos e núcleos da Universidade com órgãos da sociedade. É a extensão quem oferece suporte a essas ações. Ela é responável pela organização e administração do que se planeja executar junto a sociedade.

Quais os tipos de projeto que a PROEX realiza?
Cipriano: Nós temos projetos em oitos áreas. São elas: Saúde, educação, tecnologia, meio ambiente, cidadania e direitos humanos, trabalho/emprego/renda, cultura e comunicação. Na área de saúde a gente pode destacar o voltado para portadores de deficiência. Em educação, o que engloba a educação para a população carente. No setor de direitos humanos, nós temos os alunos de direito da Universidade trabalhando em prol do cumprimento dos direitos humanos da sociedade. São vários projetos, esses são apenas alguns exemplos.

Quem executa esses projetos?
Cipriano: Os responsáveis pela execucação são os departamentos e núcleos da UFRN. Hoje em dia, quase todas as áreas da Universidade executam projetos exetensivos.

Os sistemas da UFRN (SIGAA, SIPAC e SIGPRH) promoveram uma informatização na Universidade até então não vista. Como essa informatização ajudou na área de extensão?
Cipriano: Podemos dizer que a informatização foi um avanço significativo, ela facilitou processos de submissão (regulamentos e atividades), possibilitou o registro eletrônico de projetos, assim como também a análise dos mesmos, agilizou e simplificou a tramitação e trabalhos, possibilitou uma interação mais ágil e uma coisa que acho de grande importância, permitiu uma maior visibilidade de toda a área de extensão, por meio das páginas no site da Universidade e nos sistemas.

Como era realizado o trabalho na PROEX antes dessa informatização?
Cipriano: Era tudo feito no papel. Existia toda uma burocracia e gastos enormes com esse material. Com a informatização, houve uma economia grande nas despesas, além do que, ajudamos no ganho ambiental.

Quais as maiores vantagens do sistema?
Cipriano: Acho que agilidade e simplicidade para realizarmos nosso trabalho, como também a facilidade do sistema de se moldar as necessidades dos mais variados setores da Universidade. Quando a gente precisa de alguma ferramenta, de algum detalhe, é fácil conseguir, justamente por ele tentar suprir o que precisamos.

Por: Tatiane Gomes

A informatização da CDP

A informatização por meio de sistemas como o SIGAA, o SIPAC e o SIGPRH chegou às mais diversas áreas da Universidade, como é o caso da CDP (Coordenação Didática Pedagógica), que faz parte da PROGRAD (Pró – Reitoria de Graduação). Sobre essa informatização, conversei com Nostradamos Lins. Confira a seguir detalhes sobre o assunto:

Como funciona a CDP? Qual seu objetivo?
Nostradamos: A CDP é a coordenação didática pedagógica, responsável pela criação, acompanhamento e extinção de cursos de graduação. É como se fosse uma coordenação das coordenações. Além disso, coordena programas de graduação, como monitoria, PET, programa de apoio, melhoria de ensino e inclusão de deficientes.

Como ocorreu a informatização dessa área?
Nostradamos: Antigamente a gente contava com a informatização do Ponto A. No entanto, não possuiamos recursos, ferramentas como os que o SIGAA nos disponibiliza. Dessa forma, a maioria dos documentos estava disponível apenas no papel. A informatização da CDP se deu em 2007, primeiramente com o módulo da monitoria.

Quais as melhorias que a informatização proporcionou?
Nostradamos: Primeiramente a diminuição da utilização do papel e consequentemente de gastos com esse material. Deve-se mencionar também a agilidade, a facilidade e a rapidez das funções que realizamos.

Como funcionava a CDP antes da informatização?
Nostradamos: Antes do SIGAA, a gente contava apenas com a informatização disponibilizada pelo Ponto A. No entanto, como esse sistema era bastante rígido, fechado, muita coisa a gente não conseguia fazer por meio dele. Dessa forma, apesar de haver um sistema, existiam vários documentos em papel, em planilhas. Havia toda uma burocracia.

O que o senhor acha que ainda falta no sistema?
Nostradamos: Acho que falta desenvolver mais a parte gerencial (relatórios, por exemplo) e a parte de processos (alguns ainda tramitam em papel). O restante já tem uma base bastante efetiva e desenvolvida.

O que simboliza a informatização para a CDP?
Nostradamos: Simboliza avanço, melhoria, otimização do trabalho.

Por: Tatiane Gomes

O auxílio que o SIGPRH oferece ao DAP

Com o surgimento do SIGPRH, buscou-se promover um auxílio às áreas de recursos humanos e planejamento da Universidade. É exatamente dentro desses âmbitos que se encontra o DAP (Departamento de Administração de Pessoal). Essa semana, conversei com Mirian Dantas dos Santos, chefe do DAP, sobre o auxílio que o sistema oferece ao departamento, como também como foi criado esse vínculo e quais as próximas metas. Detalhes dessa entrevista, você confere a seguir:

O que é o DAP?
Mirian: O DAP é o departamento de administração de pessoal, que cuida de toda a parte de registro funcional e pagamento. Dentro de suas responsabilidades estão: folha de pagamento, direitos, vantagens e benefícios do servidor.

Como o SIGPRH ajudou o DAP?
Mirian: O DAP tem um acúmulo de informação muito grande, já que na Universidade existe cerca de 5.600 servidores ativos. Se incluir os aposentados e pensionitas, são cerca de 10.000 servidores. Dessa forma, pra atender toda a demanda da gestão dos órgãos de controle, era preciso ter um sistema que desse o suporte necessário, oferecendo formas mais simples de realizar o trabalho do departamento, como por exemplo o controle de frequência e de férias.

Como se deu início a esse vínculo entre o SIGPRH e o DAP?
Mirian: Incialmente existia o RH, um sistema que começou a ser trabalhado no DAP e que com o tempo foi incorporado pela superintendência como SIGRH e agora como SIGPRH. O RH era como se fosse uma versão inicial. A gente começou organizando nossa base de dados, na qual já foram sendo desenvolvidas algumas funcionalidades, daí passou pro SIG. O SIG é como se fosse uma nova versão. Uma versão que incorporou mais tecnologia e outras ferramentas.

Quando o RH foi incorporado pela superintendência de informática e deu origem ao SIGPRH?
Mirian: Acho que o projeto do RH migrou pra superintendência em 2006, para então se tornar o SIGPRH.

Como surgiu a idéia de criar o RH?
Mirian: A idéia veio de uma necessidade extrema. Não dá pra trabalhar no DAP sem um bom sistema que dê suporte, já que o volume de informação do departamento é muito grande. Em 2004, quando o RH foi criado, a equipe que trabalhava nele ainda tava se estruturando. Só em 2006 foi que a superintendência de informática teve condições de assumir de verdade a parte de recursos humanos, porque antes a prioridade era pras partes acadêmica e administrativa.

Quem tem acesso às informações do DAP?
Mirian: Todas as pessoas têm acesso. O servidor tem acesso a tudo que é dele. Os gestores possuem um conjunto de processos com os quais trabalham como férias e frequências. Eles também podem consultar tudo. As informações estão abertas, isso permite uma maior transparência e segurança para o trabalho.

Qual você acha que é a maior contribuição do sistema pro DAP?
Mirian: Acho que a maior contribuição é a agilidade nos processos. Outra coisa que acho de grande importância, é essa descentralização, você socializa essas informações que antes ficavam muito fechadas. Hoje as pessoas têm acesso a elas. Além do que, tem também essa questão da segurança, de não ter mais aquele medo grande de perder as informações.

Por: Tatiane Gomes

A informatização que o SIGAA promove ao DAE

O Departamento de Adminsitração Escolar, DAE, conta com a ajuda do SIGAA para realizar e coordenar diversas das suas funções. Foi sobre esse auxílio que conversei com a professora Mirza, diretora do DAE. Você confere detalhes dessa conversa na entrevista que segue:

Quais as principais funções do DAE?
Professora Mirza: O DAE é responsável pelo controle acadêmico dos alunos de graduação, desde o seu cadastro, no início da Universidade, até a colação de grau.

Dentro desse cotrole acadêmico, o que a senhora pode destacar?
Professora Mirza: Principalmente toda a parte formal, como os documentos e as inscrições. Ainda dentro do campo das funções do DAE estão: mudança de habilitação, mudança de turma e de modalidade, abertura e fechamento de turma, matrícula e transferência de aluno e também a montagem do calendário acadêmico.

Como o SIGAA ajuda no trabalho do DAE?
Professora Mirza: O SIGAA aumentou a agilidade das funções do DAE. Além do que, é um sistema que está sendo sempre renovado, estando, dessa forma, aberto às alterações e novidades que ocorrem com o departamento

Antes do SIGAA, como funcionava o DAE? Vocês contavam com algum tipo de informatização?
Professora Mirza: Antes do SIGAA existia o Ponto A, era através desse sistema que existia uma certa informatização para o DAE. No entanto, o Ponto A era bastante rígido, não estava aberto às novidades e necessidades do departamento, ao contrário do SIGAA.

Existe alguma coisa que a senhora acha que precisa ser acrescentada, ou mudada no sistema, com o intuito de aprimorar ainda mais as atividades do DAE?
Professora Mirza: Sempre existem coisas a serem acrescentadas ou mudadas. No entanto, nós só nos damos conta quando sentimos necessidade. Hoje, por exemplo, não vejo nada que precise ser mudado ou acrescentado. Mas, quando surgir a necessidade, tenho certeza que a equipe da superintendência de informática agilizará essas mudanças.

Quais as maiores contribuições que o SIGAA trouxe para o DAE?
Professora Mirza: Acho que primeiramente essa questão da “abertura” do sistema às necessidades das diversas áreas da Universidade. Outros dois pontos que acho de vital importância são a agilidade e a facilidade de realizar as funções que são de nossa incubência.]

Por: Tatiane Gomes

A informatização dos boletins de serviço e o SIPAC

Essa semana conversei com José Aribério Tavares, responsável pelos boletins de serviço da Universidade. Ele contou como ocorreu a informatização dos boletins e qual a importância dos mesmos dentro do universo da UFRN. Essas e outras informações você confere na entrevista que segue:

O que são os boletins de serviço?
Tavares: Os boletins são documentos oficiais emitidos pela Universidade, divulgados diariamente no SIPAC. Inicialmente a divulgação era feita semanalmente. Mas o acúmulo de informações fez com que ele passasse a ser diário.

Quais sãos os tipos de boletins que a Universidade emite?
Tavares: Existem três tipos de publicação dos boletins, as portarias, as resoluções e os editais. Portarias são documentos oficiais que buscam divulgar tudo o que a Universidade está fazendo, são emitidas pelos centros, departamentos, pró-reitorias e gabinetes. As resoluções costumam ser usadas pelos colegiados. São documentos regulatórios próprios de que fazem uso as instituições no cumprimento das leis. Já os editais são produzidos a nível de informação de concurso. Um dos editais produzidos aqui é o do vestibular da Universidade. Geralmente eles vêm acompanhados de uma resolução emitida pelos colegiados.

Hoje em dia os boletins estão informatizados. Qual foi o intuito dessa informatização?
Tavares: Acho que principalmente a redução de custos e de questões burocráticas. Antes, para divulgar os boletins, eram feitas em torno de 5.200 cópias em papel. Hoje em dia, os gastos com o papel chegaram a zero. Dessa forma, houve uma diminuição efetiva dos custos e da burocracia.

Quem pensou nessa informatização?
Tavares: Tudo começou com o professor Luis Pedro, antigo pró-reitor da PROAD. Mediante contato com o pessoal da Superintendência de Informática, ele pensou nessa informatização. A partir dessa idéia, os boletins passaram a ser publicados no SIPAC, o que deu agilidade, precisão e melhor qualidade ao trabalho.

Antes do SIPAC os boletins eram divulgados apenas no papel?
Tavares: Inicialmente eles só eram publicados no papel e assim divulgados na Universidade. Contudo, com o passar do tempo, passou a ser publicado na internet, no site da PROAD. Depois da criação do SIPAC e da idéia do professor Luis Pedro foi que ele começou a ser publicado no sistema.

O que o senhor acha que pode ser implantado no sistema para agilizar ainda mais os boletins?
Tavares: Por enquanto o sistema está num bom nível. Acho que o que precisa é que ele esteja sempre evoluindo para não se tornar arcaico.

Por: Tatiane Gomes

Informatização das coordenações de graduação

Antes do advento do SIGAA, existia todo um caráter burocrático entre coordenações dos cursos de graduação e alunos, como também da coordenação com as tarefas que administra. Era necessário tempo, relatórios, memorandos e, em muitos casos a presença do coordenador e do aluno para resolver questões simples, como trancamento de matrícula e liberação de histórico.

Segundo o coordenador do curso de engenharia da computação, Adelardo Adelino, com o surgimento do SIGAA, buscou-se facilitar e simplificar questões como essas através, principalmente, de uma melhor comunicação entre alunos e coordenadores, seja ela por meio de fóruns de discussão ou divulgação de notícias. O sistema também passou a permitir que o coordenador tivesse um maior acesso a informações do curso e realizasse suas tarefas on-line, como solicitar criação de turmas e analisar solicitações de matrícula.

O SIGAA ainda possibilita a emissão de relatórios sobre as disciplinas e o corpo de estudantes, permitindo assim que o coordenador realize uma análise e detecte o que necessita ser modificado, como também as áreas que estão tendo um desenvolvimento efetivo.

Dessa forma, o sistema e a coordenação trabalham em prol de uma maior transparência de informações, com o intuito de simplificar, agilizar e informatizar questões burocráticas, além de promover uma maior interação e aproximação entre coordenadores e alunos.

Por: Tatiane Gomes

Informatização da pesquisa na UFRN

Com o advento dos sistemas da UFRN (SIGAA, SIPAC e SIGPRH), buscou-se informatizar as mais diversas áreas da Univerisdade, entre elas, a Pró-Reitoria de Pesquisa (PROPESQ). Foi sobre essa informatização que conversei com a professora Maria Helena, pró-reitora adjunta de pesquisa. Descubra quais as vantagens, como funciona e muito mais na entrevista a seguir:

Como ocorreu essa informatização?
Maria Helena: Na última gestão, a professora Bernadete, era pró-reitora adjunta e o professor Ananias Monteiro era o pró-reitor. Mediante a separação da pró-reitoria de pesquisa da pró-reitoria de pós-graduação, eles já entraram e implementaram essa informatização, tanto é que quando começaram a organizar a estrutura da PROPESQ, eles já pensaram numa página da pró-reitoria na internet. Dessa forma, já eram registrados eletronicamente os projetos e os grupos de pesquisa. No entanto, não havia essa interação e esse trabalho informatizado que hoje tem por meio do SIGAA.

Em que âmbito ocorreu essa interação da informatização que a PROPESQ almejava e o SIGAA?
Maria Helena: A Universidade entrou nessa política de informatizar todos os sistemas. A PROPESQ foi uma das primeiras áreas do âmbito acadêmico a se informatizar dentro do SIGAA, sendo também a primeira pró-reitoria a ter um módulo implantado no mesmo.

Por que a PROPESQ foi a primeira?
Maria Helena: O sistema ainda estava em iniciação. A pró-reitoria de pesquisa já era organizada em relação à informatização, já havia uma página na internet. Além do que, por ser uma pró-reitoria menor, era mais fácil, de certa forma, “testar” o SIGAA.

Hoje em dia, como funciona essa integração do SIGAA com a PROPESQ?
Maria Helena: Praticamente quase tudo é administrado pelo sistema, como por exemplo a submissão de projetos de pesquisa pelos professores, a avaliação desses projetos, a submissão dos planos de trabalho dos alunos de iniciação científica, o gerenciamento desses planos (a cada 6 meses o aluno tem que fazer um relatório parcial) e a submissão de trabalhos pro congresso de iniciação científica.

Como funciona a avaliação desses projetos via SIGAA?
Maria Helena: A cada três anos é feita uma avaliação dos grupos de pesquisa. Da última vez que ela foi realizada, o SIGAA ainda não dispunha dessa ferramenta. No entanto, a partir desse ano, será possível fazer essas avaliações por meio do sistema. O professor deverá preencher, no SIGAA, informações sobre seus estudos, com o intuito de manter sempre atualizadas suas produções bibliográficas. Mediante o acesso ao sistema, a pró-reitoria visualizará essas informações e avaliará as produções. O SIGAA disponibilizará uma planilha com dados sobre o pesquisador e sobre a pesquisa e permitirá também que a pró-reitoria tenha acesso a dados das produções anteriores. A avaliação, que antes demorava em torno de três meses para ser concluída, será solucionada no prazo de uma semana, mais ou menos.

O SIGAA oferece alguma opção que possibilite saber como anda o desenvolvimento das pesquisas?
Maria Helena: O sistema fornece dados estatísticos, como por exemplo quantos grupos de pesquisa existem em determinada área, quantas pessoas pesquisando em determinada área, quantos professores, quantas bolsas de iniciação científica há por centro e o que isso representa dentro do universo da Universidade de uma forma geral. Todas essas estatítisticas acabam representando dados qualitativos e quantitativos. O próprio sistema também oferece gráficos de crescimento. Dá pra ter uma noção de como tá sendo o desenvolvimento da pesquisa.

Quais as maiores cotribuições que essa informatização trouxe para dentro da área de pesquisa?
Maria Helena: A agilidade, a facilidade, a simplicidade, o dinamismo e principalmente o ganho de tempo. Todo o trabalho de gerenciamento da pesquisa e dos grupos de pesquisa da UFRN tá informatizado. Hoje quase não recebemos mais questões a serem resolvidas no papel. Além disso tudo, a informatização nos proporciona um contato muito mais fácil com professores de outras localidades que fazem um tipo de assessoria em relação às produções realizadas aqui.

Por: Tatiane Gomes

Visitantes também podem ter acesso à internet via wireless na UFRN

Na UFRN, a internet via wireless está à disposição de alunos, professores e servidores desde 2004. Para realizar o acesso, é preciso apenas ao usuário possuir um notebook que ofereça suporte wi-fi, além de senha e login em um dos sistemas da Universidade (SIGAA, SIPAC e SIGPRH).

Quem é de fora do âmbito da Federal e não possui esses pré-requisitos, só poderá ter acesso à internet via wireless, se tiver seu CPF ou passaporte cadastrado por um servidor da Universidade com papel de chefia. Mediante o cadastro, o visitante que tentar acessar a internet será redirecionado para uma página na qual poderá criar uma senha personalizada que valerá durante o período de dez dias.

Dessa maneira, é possível integrar o mundo virtual aos professores, servidores, alunos e visitantes, como forma de ampliar o conhecimento e simplificar questões burocráticas.

Por: Tatiane Gomes

Locais da UFRN nos quais a rede wireless está disponível

A rede wireless da UFRN começou como um projeto pequeno. Inicialmente foram instalados apenas três pontos de acesso (APs). O primeiro no NEPGN, Núcleo de Estudos em Petróleo e Gás Natural e os outros dois na escola de música e na Superintendência de Informática. Desde então, vários setores da Universidade começaram a demonstrar interesse no projeto e passaram a adquirir os equipamentos necessários para dispor da rede.

Assim, a internet tornou-se acessível a professores, alunos e servidores nas mais diversas localidades da Federal. São elas: NEPGN, Escola de música (tanto no térreo quanto no primeiro andar), Superintendência de informática, Setor I (no laborátorio de informática), setor II, setor III, setor IV, setor V, departamento de enfermagem (térreo e primeiro andar) , NEPSA (Núcleo de Estudos e Pesquisas em Ciências Sociais Aplicadas), Reitoria (PROAD e Colegiados), Biblioteca Central (setor de referências e coleções especiais), CCSA (no Laboratório de Informática Aplicada às Ciências Sociais), departamento de psicologia e no CB (no laboratório de informática).

No total, somam 21 os pontos de acesso espalhados pelo campus central. Visto a limitação de alcançe de uma rede wireless, em alguns dos locais especificados acima, é necessário o uso de mais de um ponto de acesso.

Agora que você já conhece os locais nos quais é possível ter acesso à rede wireless, basta apenas disponibilizar seu login e senha em um dos sistemas da Universidade (SIGAA, SIPAC e SIGPRH), para navegar na internet.

Por: Tatiane Gomes

Funções gerais do SIGPRH

O Sistema Integrado de Gestão de Planejamento de Recursos Humanos (SIGPRH) também se encontra no perfil de sistema administrativo e assim como o SIGAA e o SIPAC, possui seu próprio portal na internet.

O SIGPRH possui uma equipe responsável pela sua administração. Essa equipe tem, entre suas responsabilidades, a tarefa de cadastrar instrutores para os cursos de qualificação de funcionários – os instrutores podem ser internos, professores e servidores da UFRN, ou externos, professores e servidores de outras instituições -, registrar e agendar as turmas de qualificação e organizar eventos dentro da Universidade.

Mediante o acesso ao sistema, o servidor pode cadastrar as metas da unidade e os resultados das mesmas, como também ter acesso às metas já cadastradas. É possível também dar início a consultas em relação a aposentadoria, ausência, dependentes, questões financeiras e servidores da UFRN, por exemplo.

O SIGPRH também oferece serviços em relação aos dependentes, formulários, declarações, solicitações eletrônicas, solicitações de adesão a plano de saúde, entre outros. Tudo isso com a finalidade de simplificar e informatizar questões burocráticas existentes antes do advento do sistema.

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Por: Tatiane Gomes

A funcionalidade do SIPAC

Desenvolvido na mesma época que o SIGAA, o SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio e Administração de Contratos) é responsável pelo controle e gestão dos procedimentos administrativos da UFRN. É através desse sistema que se integram os processos de contratação da universidade (os contratos de serviços e obras, ou até mesmo, a compra de bens móveis e imóveis) com o orçamento que a instituição recebe do governo federal.

A partir do acesso ao portal do SIPAC, o usuário pode dar entrada na requisição de itens do almoxarifado do setor a que pertence, podendo realizar pedidos de bens duráveis ou não duráveis, de diárias, hospedagens, passagens e serviços, por exemplo. Da mesma forma, também é possível aos professores, realizar pedidos de compras de livros à biblioteca. Essa, por sua vez, analisará o pedido e decidirá se ele será encaminhado à solicitação de compras.

Ainda dentro das questões administrativas que são de responsabilidade do SIPAC, encontram-se o controle do estoque dos almoxarifados, tanto o central, como o das unidades que compõem a universidade, a verificação do patrimônio da instituição e o acompanhamento das obras realizadas na esfera federal.

Quanto ao quesito financeiro, cada unidade da UFRN recebe uma parcela da renda enviada à universidade pelo governo federal. Essa renda é definidida de acordo com as necessidades financeiras das unidades em particular. É desse dinheiro que é descontado o valor de cada requisição, como também todos os outros gastos .

O SIPAC é o único sistema que todos os setores da universidade fazem uso, já que todos eles necessitam de questões administrativas para se manterem estáveis, como também para participar da gestão central da Universidade.

Não perca! Amanhã traremos mais novidades sobre os sistemas e divulgaremos como surgiu e quais as funções do SIGPRH.

Por: Tatiane Gomes

A criação dos sistemas

Os sistemas da UFRN surgiram na década de 70, através da contratação de softwares de outras empresas. Cada área da Universidade escolhia a empresa que se adequava melhor às suas necessidades e aos padrões que desejava seguir. Dessa forma, os sistemas tornaram-se isolados, sem nenhum tipo de conexão ou fluxo de informação. Em 2000 foi criada a superintendência de informática da UFRN com o intuito de interligar esses módulos operacionais, criando uma só base e transportando as informações necessárias de um sistema para outro.

Foi a partir desse intuito que surgiram os três sistemas base da Universidade, SIGAA, SIPAC e SIGPRH. Esses, por sua vez, dividem-se em duas grandes áreas. São elas: área administrativa, também conhecida como Meio, onde se encaixam o SIPAC e o SIGPRH e a área acadêmica, ou Fim, voltada para o SIGAA.

Cada sistema possui um portal na internet, onde estão reunidas as ferramentas necessárias a quem tem acesso direto aos mesmos. No SIGAA, alunos e professores interagem virtualmente através de opções como fóruns de discussão e turmas virtuais. Nesse último, é possível aos professores divulgar notas de avaliações, tornar disponíveis materiais utilizados em sala de aula, traçar um planejamento de aulas a serem ministradas, além de agendar as avaliações programadas para o semestre. Os alunos têm acesso a essas informações por meio de qualquer computador, podendo visualizar as notas das avaliações também através de um aparelho celular.

Mediante o acesso ao SIGAA, o aluno pode realizar matrículas e trancamentos de disciplinas on-line, assim como também pode ter acesso a documentos auto-assinados, como o histórico, por exemplo. Nesses documentos são registrados números de autenticação, que valem pela assinatura do coordenador do curso.

O SIGAA possui várias extensões, entre elas destacam-se o SIGAA voltado para o apoio ao aluno, que disponibiliza bolsas alimentação e residência para estudantes que possuem carência nessas áreas; o SIGAA Vestibular, que gerencia e seleciona fiscais para as provas de vestibular da UFRN; o SIGAA Bilioteca, projeto em desenvolvimento que promete trazer mais comodidade e facilidade aos usuários das bibliotecas da universidade.

No início de cada novo semestre, o sistema disponibiliza avaliações, aos professores e alunos, em relação aos recursos que a esfera federal dispõe, além de permitir também que os estudantes avaliem o corpo de professores com que tiveram aula no período passado. Da mesma forma, os professores realizam uma avaliação das turmas que ministraram durante o semestre. É dessa maneira que a Universidade tem conhecimento dos quesitos que necessitam ser melhorados e disponibiliza os recursos necessários para esses aperfeiçoamentos.

Assim, pode-se inferir que o SIGAA é um dos mais modernos projetos acadêmicos em vigor no momento. Desde sua criação, tem angariado uma forte credibilidade, havendo a possibilidade de ser incorporado nos sistemas acadêmicos de outras universidades federais brasileiras, como no caso da UFMA, da UFBA e da UFESA.

Continue visualizando nosso blog, amanhã traremos informações sobre a criação e a funcionalidade do SIPAC e do SIGPRH, os sistemas administrativos que coordenam funções de grande importância na UFRN. Não perca!

Por: Tatiane Gomes