quarta-feira, 25 de março de 2009

O uso do SIPAC na Superintendência de Infra- Estrutura

Muitos não sabem, mas a superintendência de infra-estrutura está mais ligada aos alunos e servidores da UFRN do que se possa imaginar. Responsável desde a limpeza das áreas externas à construção de novos edifícios dentro do campus, ela colabora para o desenvolvimento da Universidade e sua expansão. Essa semana, conversei com Gustavo Coelho, superintendente de infra-estrutura da UFRN, sobre como o SIPAC auxiliou e ainda continua auxiliando essa área. Detalhes dessa entrevista você confere a seguir:

De que forma o SIPAC auxiliou e ainda continua auxiliando a área de infra-estrutura da Universidade?
Gustavo: O SIPAC, na minha opinião, foi um grande avanço não só para a superintendência de infra-estrutura, mas para todas as relações administrativas da UFRN como um todo. Dentre as muitas vantagens que ele ofereceu e ainda oferece à superintendência de infra-estrutura, posso destacar o fato de podermos acompanhar o andamento de todos os processos. Nós geramos, por ano, mais de mil processos em todas as nossas atividades, em todas as nossas áreas. Então, por essa razão, as dificuldades em fazer o controle iam aumentando cada vez mais, mas hoje a gente vê que há uma condição muito melhor para realizar nossas funções, graças ao sistema.

Como funciona a Superintendência de infra-estrutura? Qual o seu objetivo?
Gustavo: Pra você ter uma idéia, nós atuamos em todos os setores da Universidade. Onde tem espaço físico, onde tem edificação, onde tem gente a superinteindência está atuando. Nossas atividades vão desde a limpeza das áreas externas até as construções dessas edificações novas, instalações de equipamentos, manutenção das grandes redes de abastecimento de água, de esgotamento sanitário, de energia elétrica.

O que mudou com a chegada do REUNI?
Gustavo: Antes do REUNI a Universidade já vinha num “boom” de construções e realizando uma quantidade muito grande de manutenções. Pra você ter uma idéia, nós subimos, em 5 anos, de 1.500 atendimentos, mais ou menos, para aproximandamente 6.000 atendimentos na manutenção. Numa gestão completa do professor Ivonildo Rêgo, fizemos 38 milhões de reais aproximadamente em obras. E isso é só uma das metas do REUNI. No período entre 2007 e 2011 a gente tem uma expectativa de realizar um volume superior a 150 milhões de reais em obras.

Antes do SIPAC, como é que funcionava a área de infra-estrutura?
Gustavo: A gente tinha aqui uns sistemas de controle muito mais manuais do que qualquer outra coisa. Tinhamos algumas coisas registradas em planilhas eletrônicas, utilizando, digamos assim, a informática com a restrição que se podia ter. Mas nunca contamos com essa forma integrada que o SIPAC oferece. O sistema nos deu a condição de ver com mais clareza o andamento dos processos e ao mesmo tempo dar repostas de uma maneira mais rápida.

Então o senhor acha que essa seria a maior contribuição do sistema para a área de infra-estrutura?
Gustavo: Acho que são muitas as contribuições, mas considero que essa voltada para o controle, para o acompanhamento das atividades talvez seja o grande ganho do sistema.

Como funciona a área de infra-estrutura dentro do SIPAC?
Gustavo: Existe um módulo de infra-estrutura dentro do SIPAC. Foi entendido desde o princípio pela superintendência de informática a importância da gente ter um destaque dentro do próprio sistema em razão da dimensão que é a superintedência de infra-estrutura.

Existe alguma coisa que precise ser aperfeiçoada ou que o senhor acha que ainda precisa entrar em vigor no sistema?
Gustavo: Sim, sim. Até pelo fato do sistema ter nascido junto com a própria execução, fazemos, pelos menos duas vezes ao ano, pequenos retoques, não porque ele seja ruim, mas muito mais porque a gente já enxerga uma melhoria dentro dele mesmo. Dentro do próprio sistema a gente começa a enxergar que se a gente pode fazer isso, podemos fazer essa outra coisa aqui que nos trará mais facilidade.

Tem como o senhor nos dar um exemplo dessas modificações ou até mesmo dessas inclusões?
Gustavo: Recentemente, só para exemplificar, só para ilustrar o que eu to dizendo, nós inserimos diversas atividades relacionadas ao meio ambiente. Outro exemplo de incorporações que fizemos no SIPAC, foi o controle da qualidade de água que é fornecida e consumida aqui dentro do campus.

Como o senhor pode definir o SIPAC?
Gustavo: Eu defino como um grande avanço. Tenho muitos aplausos para esse sistema. Para quem tá numa posição como essa que eu estou, de gerenciamento de uma área, facilita bastante o trabalho.


Por: Tatiane Gomes

quarta-feira, 11 de março de 2009

Sistemas Institucionais: Benefícios, Inovação, Avanços e Gestão

A UFRN vem inovando no desenvolvimento de sistemas de informação que atendem as áreas administrativa, acadêmica e de Recursos Humanos. O SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos) controla diversas rotinas e procedimentos da área administrativa. O SIGAA (Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas) integra os diversos níveis de ensino, a pesquisa e a extensão, além de diversas outras atividades acadêmicas. O SIGPRH (Sistema Integrado de Planejamento e de Gestão de Recursos Humanos) suporta a gestão do planejamento e dos recursos humanos da Universidade.

O SIPAC permite o gerenciamento dos fluxos da área administrativa através da informatização de todo o orçamento distribuído no âmbito interno e das requisições que demandam deste orçamento como no caso dos materiais, das passagens, das diárias, dos suprimento de fundos e do auxílio financeiro. Controla-se também, por meio do SIPAC, os almoxarifados (centrais e setoriais), o patrimônio, as compras e licitações, a gestão das atas e pedidos em registro de preços, o acompanhamento de entrega de empenhos (liquidação), as obras e manutenções de bens imóveis, a aquisição de livros pela biblioteca, as faturas de água e energia, os contratos e convênios celebrados, o fluxo de processos e documentos eletrônicos, o registro e pagamento de bolsistas, o acompanhamento das despesas com automóveis e combustíveis, dentre outros. O SIPAC também disponibiliza portais de informação para os pró-reitores, para a auditoria interna e para a fundação.

O SIGAA informatiza os procedimentos da área acadêmica através dos módulos de: graduação, pós-graduação (stricto e lato-sensu), ensino técnico, ensino médio e infantil, submissão e controle de projetos e bolsistas de pesquisa, submissão e controle de ações de extensão, submissão e controle dos projetos de ensino (monitoria e inovações), registro e relatório das produções acadêmicas dos docentes, atividades de ensino a distância e um ambiente virtual de aprendizado denominado Turma Virtual. Da mesma maneira do SIPAC, também disponibiliza portais específicos para: reitoria, professores, alunos, tutores de ensino a distância, coordenações lato-sensu e stricto-sensu e comissões de avaliação (institucional e docente).

O SIGPRH informatiza os procedimentos de recursos humanos, tais como: marcação/alteração de férias, cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de força de trabalho, controle de freqüência, concursos, capacitações, atendimentos on-line, serviços e requerimentos, registros funcionais, relatórios de RH, módulo de metas e planejamento, dentre outros. A maioria das operações do SIGPRH possui algum nível de interação com o sistema SIAPE, outras são somente de âmbito interno.

Todos estes sistemas vêm trazendo um grande benefício para a UFRN através da agilidade, controle dos procedimentos e economia no uso de material de expediente (papel e cartucho de tinta, por exemplo). Como exemplo de processos informatizados que antes ocorriam através de procedimentos manuais, podemos citar: publicação e divulgação do boletim de serviços, memorandos eletrônicos, submissão de projetos de pesquisa, extensão e monitoria, avaliação da docência pelo discente, requisições e controle orçamentário.

A alimentação dos dados dos sistemas é distribuída entre os diversos setores da UFRN. As unidades administrativas, departamentos, centros, unidades acadêmicas especializadas e suplementares, todas elas registram os dados e através da autenticação da identidade de usuário responsabilizam-se pela informação. A pró-reitoria de planejamento é responsável pela gestão plena dos sistemas, consolidando os diversos dados em relatórios estatísticos e indicadores. Enquanto isso, a superintendência de informática faz a gestão técnica do sistema, realizando aprimoramentos, novas funcionalidades e correções.

Por: Tatiane Gomes

segunda-feira, 9 de março de 2009

Informatização da área de extensão da UFRN

“Informatizar vem se tornando sinônimo de simplificar, agilizar”. É isso que nos conta o professor Cipriano Maia de Vasconcelos, pró-reitor de extensão da UFRN, sobre a informatização da área que dirige. Essa e outras informações você confere na entrevista a seguir:

Como funciona a área de extensão da Universidade?
Cipriano: A área de extensão funciona a partir da ação de departamentos e núcleos da Universidade com órgãos da sociedade. É a extensão quem oferece suporte a essas ações. Ela é responável pela organização e administração do que se planeja executar junto a sociedade.

Quais os tipos de projeto que a PROEX realiza?
Cipriano: Nós temos projetos em oitos áreas. São elas: Saúde, educação, tecnologia, meio ambiente, cidadania e direitos humanos, trabalho/emprego/renda, cultura e comunicação. Na área de saúde a gente pode destacar o voltado para portadores de deficiência. Em educação, o que engloba a educação para a população carente. No setor de direitos humanos, nós temos os alunos de direito da Universidade trabalhando em prol do cumprimento dos direitos humanos da sociedade. São vários projetos, esses são apenas alguns exemplos.

Quem executa esses projetos?
Cipriano: Os responsáveis pela execucação são os departamentos e núcleos da UFRN. Hoje em dia, quase todas as áreas da Universidade executam projetos exetensivos.

Os sistemas da UFRN (SIGAA, SIPAC e SIGPRH) promoveram uma informatização na Universidade até então não vista. Como essa informatização ajudou na área de extensão?
Cipriano: Podemos dizer que a informatização foi um avanço significativo, ela facilitou processos de submissão (regulamentos e atividades), possibilitou o registro eletrônico de projetos, assim como também a análise dos mesmos, agilizou e simplificou a tramitação e trabalhos, possibilitou uma interação mais ágil e uma coisa que acho de grande importância, permitiu uma maior visibilidade de toda a área de extensão, por meio das páginas no site da Universidade e nos sistemas.

Como era realizado o trabalho na PROEX antes dessa informatização?
Cipriano: Era tudo feito no papel. Existia toda uma burocracia e gastos enormes com esse material. Com a informatização, houve uma economia grande nas despesas, além do que, ajudamos no ganho ambiental.

Quais as maiores vantagens do sistema?
Cipriano: Acho que agilidade e simplicidade para realizarmos nosso trabalho, como também a facilidade do sistema de se moldar as necessidades dos mais variados setores da Universidade. Quando a gente precisa de alguma ferramenta, de algum detalhe, é fácil conseguir, justamente por ele tentar suprir o que precisamos.

Por: Tatiane Gomes

sexta-feira, 6 de março de 2009

A informatização da CDP

A informatização por meio de sistemas como o SIGAA, o SIPAC e o SIGPRH chegou às mais diversas áreas da Universidade, como é o caso da CDP (Coordenação Didática Pedagógica), que faz parte da PROGRAD (Pró – Reitoria de Graduação). Sobre essa informatização, conversei com Nostradamos Lins. Confira a seguir detalhes sobre o assunto:

Como funciona a CDP? Qual seu objetivo?
Nostradamos: A CDP é a coordenação didática pedagógica, responsável pela criação, acompanhamento e extinção de cursos de graduação. É como se fosse uma coordenação das coordenações. Além disso, coordena programas de graduação, como monitoria, PET, programa de apoio, melhoria de ensino e inclusão de deficientes.

Como ocorreu a informatização dessa área?
Nostradamos: Antigamente a gente contava com a informatização do Ponto A. No entanto, não possuiamos recursos, ferramentas como os que o SIGAA nos disponibiliza. Dessa forma, a maioria dos documentos estava disponível apenas no papel. A informatização da CDP se deu em 2007, primeiramente com o módulo da monitoria.

Quais as melhorias que a informatização proporcionou?
Nostradamos: Primeiramente a diminuição da utilização do papel e consequentemente de gastos com esse material. Deve-se mencionar também a agilidade, a facilidade e a rapidez das funções que realizamos.

Como funcionava a CDP antes da informatização?
Nostradamos: Antes do SIGAA, a gente contava apenas com a informatização disponibilizada pelo Ponto A. No entanto, como esse sistema era bastante rígido, fechado, muita coisa a gente não conseguia fazer por meio dele. Dessa forma, apesar de haver um sistema, existiam vários documentos em papel, em planilhas. Havia toda uma burocracia.

O que o senhor acha que ainda falta no sistema?
Nostradamos: Acho que falta desenvolver mais a parte gerencial (relatórios, por exemplo) e a parte de processos (alguns ainda tramitam em papel). O restante já tem uma base bastante efetiva e desenvolvida.

O que simboliza a informatização para a CDP?
Nostradamos: Simboliza avanço, melhoria, otimização do trabalho.

Por: Tatiane Gomes

quinta-feira, 5 de março de 2009

O auxílio que o SIGPRH oferece ao DAP

Com o surgimento do SIGPRH, buscou-se promover um auxílio às áreas de recursos humanos e planejamento da Universidade. É exatamente dentro desses âmbitos que se encontra o DAP (Departamento de Administração de Pessoal). Essa semana, conversei com Mirian Dantas dos Santos, chefe do DAP, sobre o auxílio que o sistema oferece ao departamento, como também como foi criado esse vínculo e quais as próximas metas. Detalhes dessa entrevista, você confere a seguir:

O que é o DAP?
Mirian: O DAP é o departamento de administração de pessoal, que cuida de toda a parte de registro funcional e pagamento. Dentro de suas responsabilidades estão: folha de pagamento, direitos, vantagens e benefícios do servidor.

Como o SIGPRH ajudou o DAP?
Mirian: O DAP tem um acúmulo de informação muito grande, já que na Universidade existe cerca de 5.600 servidores ativos. Se incluir os aposentados e pensionitas, são cerca de 10.000 servidores. Dessa forma, pra atender toda a demanda da gestão dos órgãos de controle, era preciso ter um sistema que desse o suporte necessário, oferecendo formas mais simples de realizar o trabalho do departamento, como por exemplo o controle de frequência e de férias.

Como se deu início a esse vínculo entre o SIGPRH e o DAP?
Mirian: Incialmente existia o RH, um sistema que começou a ser trabalhado no DAP e que com o tempo foi incorporado pela superintendência como SIGRH e agora como SIGPRH. O RH era como se fosse uma versão inicial. A gente começou organizando nossa base de dados, na qual já foram sendo desenvolvidas algumas funcionalidades, daí passou pro SIG. O SIG é como se fosse uma nova versão. Uma versão que incorporou mais tecnologia e outras ferramentas.

Quando o RH foi incorporado pela superintendência de informática e deu origem ao SIGPRH?
Mirian: Acho que o projeto do RH migrou pra superintendência em 2006, para então se tornar o SIGPRH.

Como surgiu a idéia de criar o RH?
Mirian: A idéia veio de uma necessidade extrema. Não dá pra trabalhar no DAP sem um bom sistema que dê suporte, já que o volume de informação do departamento é muito grande. Em 2004, quando o RH foi criado, a equipe que trabalhava nele ainda tava se estruturando. Só em 2006 foi que a superintendência de informática teve condições de assumir de verdade a parte de recursos humanos, porque antes a prioridade era pras partes acadêmica e administrativa.

Quem tem acesso às informações do DAP?
Mirian: Todas as pessoas têm acesso. O servidor tem acesso a tudo que é dele. Os gestores possuem um conjunto de processos com os quais trabalham como férias e frequências. Eles também podem consultar tudo. As informações estão abertas, isso permite uma maior transparência e segurança para o trabalho.

Qual você acha que é a maior contribuição do sistema pro DAP?
Mirian: Acho que a maior contribuição é a agilidade nos processos. Outra coisa que acho de grande importância, é essa descentralização, você socializa essas informações que antes ficavam muito fechadas. Hoje as pessoas têm acesso a elas. Além do que, tem também essa questão da segurança, de não ter mais aquele medo grande de perder as informações.

Por: Tatiane Gomes

terça-feira, 3 de março de 2009

A informatização que o SIGAA promove ao DAE

O Departamento de Adminsitração Escolar, DAE, conta com a ajuda do SIGAA para realizar e coordenar diversas das suas funções. Foi sobre esse auxílio que conversei com a professora Mirza, diretora do DAE. Você confere detalhes dessa conversa na entrevista que segue:

Quais as principais funções do DAE?
Professora Mirza: O DAE é responsável pelo controle acadêmico dos alunos de graduação, desde o seu cadastro, no início da Universidade, até a colação de grau.

Dentro desse cotrole acadêmico, o que a senhora pode destacar?
Professora Mirza: Principalmente toda a parte formal, como os documentos e as inscrições. Ainda dentro do campo das funções do DAE estão: mudança de habilitação, mudança de turma e de modalidade, abertura e fechamento de turma, matrícula e transferência de aluno e também a montagem do calendário acadêmico.

Como o SIGAA ajuda no trabalho do DAE?
Professora Mirza: O SIGAA aumentou a agilidade das funções do DAE. Além do que, é um sistema que está sendo sempre renovado, estando, dessa forma, aberto às alterações e novidades que ocorrem com o departamento

Antes do SIGAA, como funcionava o DAE? Vocês contavam com algum tipo de informatização?
Professora Mirza: Antes do SIGAA existia o Ponto A, era através desse sistema que existia uma certa informatização para o DAE. No entanto, o Ponto A era bastante rígido, não estava aberto às novidades e necessidades do departamento, ao contrário do SIGAA.

Existe alguma coisa que a senhora acha que precisa ser acrescentada, ou mudada no sistema, com o intuito de aprimorar ainda mais as atividades do DAE?
Professora Mirza: Sempre existem coisas a serem acrescentadas ou mudadas. No entanto, nós só nos damos conta quando sentimos necessidade. Hoje, por exemplo, não vejo nada que precise ser mudado ou acrescentado. Mas, quando surgir a necessidade, tenho certeza que a equipe da superintendência de informática agilizará essas mudanças.

Quais as maiores contribuições que o SIGAA trouxe para o DAE?
Professora Mirza: Acho que primeiramente essa questão da “abertura” do sistema às necessidades das diversas áreas da Universidade. Outros dois pontos que acho de vital importância são a agilidade e a facilidade de realizar as funções que são de nossa incubência.]

Por: Tatiane Gomes